Top 5 des meilleures astuces Outlook

Outlook est un de ces logiciels qui nous suit partout : sur notre ordinateur (au travail et à la maison), sur notre tablette, sur notre téléphone intelligent, etc. Nous l’utilisons principalement pour envoyer et recevoir des courriels, gérer nos contacts et gérer notre agenda.

Ironiquement, Outlook est un des logiciels les plus répandus, mais aussi un des logiciels les moins bien utilisés pour gérer notre temps. Et gérer notre temps va bien au-delà de simplement recevoir un rappel comme quoi nous avons un rendez-vous dans 15 minutes!

Utilisez la puissance d’Outlook

Outlook inclut toute une série de fonctionnalités permettant de gérer chacune de nos tâches et de faire le pont rapidement entre ces différents modules (par exemple, recevoir un courriel qui implique une action et le basculer dans les tâches pour maintenant gérer des dates d’échéances).

Ayant été formateur Outlook dans une ancienne vie, je vous propose mon top 5 des trucs et astuces dans Outlook qui me font le plus gagner de temps dans une journée!

Le top 5

  1. Il est possible de programmer des raccourcis de classement afin que chaque courriel puisse être rapidement déplacé vers le bon dossier de classement, sans devoir « glisser » le courriel vers le bon répertoire dans le panneau de gauche.

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  1. Il est très avantageux de configurer une vue générale qui nous permet de voir rapidement notre calendrier en mode « jour par jour », ainsi que les tâches reliées à chaque journée, en mode « planification ». Il est également intéressant de configurer un panneau hebdomadaire, à droite de notre écran, pour avoir une vue rapide sur toutes les tâches de la semaine, en mode « exécution ».

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  1. Il est très avantageux de connaître la fonction qui permet de « transformer » un courriel en tâche, afin de mieux planifier notre liste de choses à faire et de faire du ménage dans la boîte de réception. En effet, un courriel transformé en tâche n’apparaîtra plus dans notre boîte de réception.

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  1. Une des astuces les plus intéressantes d’Outlook est la possibilité d’utiliser un système centralisé de gestion des signatures de nos courriels. Vous obtenez ainsi des signatures personnalisées et professionnelles qui seront présentes dans tous les courriels envoyés, y compris ceux qui sont envoyés de vos appareils mobiles. Nous offrons une telle solution et nous vous invitons à communiquer avec nous pour plus d’informations!

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  1. L’astuce pour bien gérer les dates d’échéances de nos tâches dans Outlook est de ne pas utiliser le champ « Date d’échéance » suggéré par Microsoft, mais d’inscrire la date d’échéance dans l’objet de la tâche, tel que visible dans l’exemple ci-dessous. En inscrivant la date de début, la date d’échéance va automatiquement se synchroniser avec la date de début. L’avantage de cette astuce? Outlook va vous avertir que vous êtes en train de prendre du retard, en fonction de la date de début fixée, au lieu de vous avertir une fois la date d’échéance dépassée.

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En résumé

Il est évident que Outlook peut être d’une grande aide pour mieux gérer son temps. Il suffit de configurer le logiciel à son goût et d’utiliser les fonctions qui font vraiment une différence dans la gestion de notre temps. Et le module « Tâches » est LA fonction par excellence pour mieux gérer son temps et qu’on sous-estime tous. Personnellement, j’ai une meilleure tranquillité d’esprit (ayant moins l’impression d’oublier des dossiers) et je gagne environ 3-4 heures par semaine juste à laisser Outlook faire le travail à ma place!

 

Pierre-Luc Beaulieu
Directeur de comptes