Comment répondre convenablement à un email

Lors d’un précédent blogue, je parlais des problèmes de communication reliés aux courriels et de certains conseils afin d’améliorer ceux-ci. Je constate qu’une communication efficace par courriel n’est pas uniquement dans la composition mais aussi dans la réponse de celui-ci. La majorité des gens ne savent pas comment y répondre efficacement. Voici quelques conseils pratiques afin d’avoir une communication adéquate :

– Faire la lecture du message et comprendre tous les éléments avant d’y répondre. Il est possible que dans le courriel, il y ait plusieurs idées. Dans le doute, lire deux fois le message.

– Ne pas retourner la balle dans le camp de votre expéditeur. Plusieurs personnes, au lieu de répondre efficacement ou de prendre le téléphone, retournent une demande d’action à l’expéditeur, exemple : Viens me voir avec cela ou je ne comprends pas.

– Il est aussi possible et plus facile à suivre, de répondre au courriel dans le message de l’expéditeur mais, avec une couleur différente. Il est important de le mentionner immédiatement, exemple : Voir mes commentaires en rouge dans votre message. Si le message comporte 3 items, ne jamais répondre dans un nouveau message : 1- je pense que 2- Oui tu as raison 3- Je suis d’accord. C’est très difficile à suivre et je vous conseille d’y répondre à côté des points du message d’origine.

– Il est important de regarder qui sont les autres destinataires du message. Si vous êtes dans la catégorie « A », le message est pour vous. « CC » c’est pour que vous soyez au courant. Vous ne devez pas y répondre ou y porter une action.

– Répondre à tous. Si vous n’êtes pas le seul destinataire, il est important de juger si vous devez répondre uniquement à l’expéditeur ou à tous. Cela peut porter à confusion si vous désirez uniquement répondre à la personne qui a composé le message ou à l’inverse, être un irritant si le message doit être lu par tous.

– « CCI » qui est copie conforme invisible, est souvent utilisée pour envoyer une copie du message à une personne sans que les autres destinataires soient au courant. Utilisez-le.

– Évitez les suites interminables de réponses. Normalement, après deux ou trois réponses entre deux intervenants, il y a un problème. Parlez-vous, c’est plus efficace.

– Transfert. Cette option est très utilisée pour envoyer le message à une autre personne. Mais faite attention de ne pas bombarder votre patron avec trop d’information.

– Répondre intelligemment et prendre son temps. Répondre à la hâte peut porter à la confusion. Un courriel ce n’est pas un endroit de clavardage.

La communication est un art. Le courriel est un moyen technologique de communication. Il est important de l’utiliser correctement avec les standards.

Hugo Dubé

Président, Servlinks Communication