Qui d’entre vous n’aimerait pas être en mesure d’en faire plus avec moins? Que ce soit pour faire le plein à la station d’essence ou pour une sortie au « resto » avec la petite famille, je ne connais personne qui n’est pas partant.

Soyons par contre un peu plus réaliste, car ce n’est pas demain que nous verrons le prix de l’essence descendre sous le cap du 1.00$, mais prenons par exemple le monde de l’habitation avec les « mini maisons » que nous voyons apparaitre aux 4 coins de la planète dans les dernières années. Qui aurait cru il y a 50 ans que quelqu’un souhaiterait demeurer dans une maison que vous pouvez transporter derrière votre automobile?

La technologie, c’est pour qui?

Si je présentais à votre arrière-grand-père les fermes laitières d’aujourd’hui avec toutes les installations technologiques… Nous sommes loin d’un petit banc avec un sceau pour amener du lait à la maison.

Et si je vous disais que peu importe l’industrie dans laquelle vous œuvrez dans votre entreprise, il y a certainement des outils technologiques pour vous permettre d’en faire plus avec moins!

Voici quelques indices pour vous permettre de confirmer si vous êtes dû pour une réflexion afin d’optimiser vos processus :

• Vous utilisez 25 fichiers Excel différents et vous vous demandez bien pourquoi la moitié d’entre eux existent, car vous n’avez jamais pris la peine de les consulter;
• Vous passez plusieurs heures, voire plusieurs jours, à compiler des données manuellement et ce régulièrement pour être en mesure d’obtenir l’information dont vous avez besoin pour prendre des décisions importantes;
• Vous devez ouvrir 13 logiciels à votre arrivée le matin au bureau pour être « fonctionnel » dans votre travail;
• Vous connaissez l’existence des copies carbones… vous savez, les feuilles blanches, roses et jaunes;
• Vous ouvrez un logiciel avec un drôle de nom anglophone… FileMaker;
• Vous avez sur votre bureau une pile de papiers plus haute que votre écran;
• Vous avez une imprimante qui fait des drôles de bruits quand elle imprime… un fax en bon québécois, ou télécopieur pour respecter notre langue française;
• Vous avez des employés qui n’ont pas accès à un périphérique informatique dans le cadre de leur travail;
• …

Est-ce que vous vous reconnaissez dans l’un ou plusieurs de ces indices?

Ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul! L’important, c’est de ne pas vivre dans le passé et de profiter des outils technologiques à votre disposition.

Réfléchir avant d’agir!

Attention! L’erreur la plus fréquente après cette prise de conscience est de se laisser tenter par le premier outil que nous voyons, sans prendre le temps de faire une analyse complète de la situation.

Avez-vous déjà essayé de construire une maison sans plan d’architecte? Vous risquez d’avoir une surprise quand finalement vous n’aurez pas de salle de bain.

Il est nécessaire de se remettre en question et de valider vos processus actuellement en place pour s’assurer qu’ils conviennent toujours à votre réalité d’aujourd’hui et qu’ils ne sont pas faits machinalement par habitude, sinon vous refléterez ces mêmes vieilles habitudes dans votre nouveau logiciel et nous venons de limiter grandement l’optimisation de vos ressources.

Sans compter que vous aurez fort probablement envie de recommencer quelques années plus tard, puisque votre niveau de satisfaction risque d’être au minimum.

Avant que vous quittiez…

En résumé, un nouvel outil c’est bien, mais un nouveau système qui convient réellement à vos besoins, c’est clairement mieux.

Si vous avez besoin d’un coup de pouce pour réfléchir, je connais quelques personnes qui ne se débrouillent pas trop mal pour vous accompagner dans votre démarche.

Jean-François Dumais
Directeur développement logiciel