Dans notre précédent blog, nous avons abordé comme sujet le  « spam » dans les entreprises: problèmes d’intégrité, de parc informatique, de  virus et autres logiciels « malveillants »… venant créer une perte de temps et d’énergie.

Cependant, outre le « spam », il y d’autres facteurs de perte de temps reliés aux  messages électroniques!   Nous constatons que l’utilisation des emails, dans plusieurs entreprises, peut devenir un problème en réduisant la productivité et en générant des conflits parmi des équipes de travail.

La messagerie électronique est-elle plus importante que la téléphonie?

Il n’est pas rare de recevoir un appel téléphonique et de s’entendre dire : « Est-ce que tu as reçu mon email? »   Vous regardez dans votre boîte à courriel et, effectivement, vous l’avez reçu.  Cependant, à cause de votre charge  de travail  et de tout ce qui en dépend, vous n’avez pas eu le temps d’en prendre connaissance.

Voici donc quelques conseils afin de bien utiliser cet outil de travail dans vos entreprises :

La quantité

Il est important d’utiliser votre messagerie avec modération.  Il est inutile et même néfaste d’adresser une multitude emails  à un destinataire dans une même journée.   Il serait parfois plus rapide et efficace d’utiliser une autre méthode de communication afin d’éviter une suite de questions et de réponses auxquelles vous devrez répondre.

La qualité

Le clavardage n’est pas de mise lorsqu’on compose un email pour l’entreprise.  Il est très difficile de lire un message lorsqu’il y a des erreurs de frappes, des fautes d’orthographes et des idées incomplètes.  Il est important d’émettre un message clair et  précis.

La longueur

Lorsque le destinataire reçoit un texte court et  concis et ayant une bonne présentation visuelle, il perçoit immédiatement le soin que vous apportez pour bien lui faire saisir votre message.   Par ailleurs, en quelques phrases précises, vous pouvez aussi le contacter par téléphone en lui demandant de faire un suivi.  Cela ne prendra que quelques minutes.

Le Contenu

Dans un même message, ne pas soumettre plus de deux idées différentes. Il est prouvé que dans un email la surcharge d’information devient néfaste à la bonne compréhension.  D’ailleurs, dans la majorité des cas, votre destinataire répondra probablement à une ou deux des idées énoncées et ne se rendra pas jusqu’au bout.

Le négatif

Ne jamais être négatif en rédigeant un email.  Ne profitez pas de ce moyen de communication pour annoncer une mauvaise nouvelle, un blâme, une réprimande ou une sanction… car les écrits restent.  Privilégiez plutôt la conversation traditionnelle et rédigez un compte-rendu par email s’il y a lieu.

La rapidité

Plusieurs personnes ne choisissent pas spontanément le message électronique pour s’exprimer. Soyez donc patient lorsque vous attendez une réponse de leur part et si c’est urgent, communiquez avec eux par téléphone.  À l’inverse, ne faites pas trop attendre vos expéditeurs.  Pour une communication efficace, il est primordial de connaître le degré d’importance de la communication courriel de votre destinataire.  N’hésitez pas et posez la question.

De nos jours, avec la multitude des moyens de communication existants, il est difficile de choisir celui qui convient le mieux et à quel moment l’utiliser?  Doit-on envoyer un email,  un message téléphonique, un message texte?  Lorsqu’une personne ne peut répondre au téléphone, il arrive fréquemment qu’elle reçoive un email l’avisant que l’expéditeur lui a laissé un message sur sa boîte vocale et qu’il pourra le « texter » lorsqu’il sera disponible!

Bien communiquer, c’est un Art!

Hugo Dubé, Président Servlinks Communication