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Quelques trucs express afin d’avoir un environnement informatique optimal

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Sauvegarde, vos données sont-elles en sécurité?

Avez-vous un système et un logiciel de sauvegarde efficace?

  • Unité sur bande;
  • Périphérique USB;
  • Dans les nuages (sauvegarde en ligne).

Il est important d’avoir une copie de vos données et ce, à chaque jour à l’extérieur de votre entreprise.  En cas de désastre, feu ou vol, vous aurez une copie à votre disposition.

Il est aussi important de vérifier le résultat de votre sauvegarde. Votre backup fonctionne-t-il correctement?  Un bon logiciel de sauvegarde peut vous envoyer une notification du résultat. La sélection des fichiers est-elle toujours valide?  Vous avez ajouté des données ou des répertoires…sont-ils dans votre sauvegarde?

Posez-vous des questions et vérifier!!!

Un truc afin de savoir si votre sauvegarde fonctionne, est de faire la restauration des fichiers fréquemment.

trucs-informatique

Antivirus et logiciel de sécurité

Vous avez un logiciel antivirus et de sécurité sur vos postes informatiques et vos serveurs?

Cela est primordial et il est très important de s’assurer que le tout soit à jour continuellement!!!

 

Pare-feu

Lorsque vous quittez la maison le matin pour aller travailler, vous barrez toujours la porte?  Vous devez faire la même chose au boulot !!  Assurez-vous que personne ne peut entrer dans votre entreprise via Internet.  Certains équipements permettent d’aller plus loin afin de vous mettre en sécurité par exemple :

  •  Anti-spam;
  • Sécurité sur les comportements;
  • Rapport et restriction de la navigation Internet par utilisateur;
  • Travail à distance sécuritaire avec encryption;
  • Et plus encore.

 

Sans fil

Avoir un réseau sans fil dans votre entreprise c’est plaisant mais, êtes-vous certains d’être en sécurité?  Il y a des trucs simples à utiliser :

  • Ne pas afficher le nom du réseau (SSID);
  • Filtre des ordinateurs qui ont le droit de s’y connecter (filtre mac adresse);
  • Authentification supplémentaire (radius);
  • Avoir un réseau restreint pour les invités (uniquement Internet).

 

Prévention

Vous effectuez vos changements d’huile et les vérifications sur votre automobile!  C’est la même chose pour un parc informatique. Soyez proactif ! Vous pouvez le faire vous-même ou demander à votre firme informatique de le faire et exiger un rapport mensuel.  Vous connaîtrez donc l’état de votre réseau.

  • Vérification des logs des serveurs et autres équipements importants;
  • Mises à jour;
  • Vérification des sauvegardes;
  • Vérification des indicateurs lumineux des équipements.

1h par mois est suffisant et cela évite la plupart des problèmes que vous pourriez avoir.

 

Remplacement

Un équipement informatique à normalement une durée de vie de 3 à 5 ans.  Vous devez budgéter et fait un remplacement de vos équipements régulièrement.  Il est plus facile d’effectuer un changement lorsqu’il n’y a pas de problème, il y a moins de stress et le travail est plus efficace.

Une dépense informatique ne devrait jamais aller dans la case « imprévue » dans vos états financiers.

 

Éducation

Il est important d’éduquer le personnel de votre entreprise. Ce n’est pas tout le monde qui a la même capacité avec l’informatique.  Parfois, c’est même un fardeau pour certaine personne.  Il existe plusieurs formations ou livre qui peuvent être un atout important pour votre personnel.  Cela évitera plusieurs problèmes et vos employés seront plus performants au travail.

 

Conclusion

Pour terminer, l’informatique c’est de la simple logique.  Il faut prendre le temps de bien faire les choses et ne pas hésiter à demander de l’aide à une firme en qui vous avez confiance.

Hugo Dubé
Président chez Servlinks Communication
hugo.dube@servlinks.com

Le problème des emails

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Dans notre précédent blog, nous avons abordé comme sujet le  « spam » dans les entreprises: problèmes d’intégrité, de parc informatique, de  virus et autres logiciels « malveillants »… venant créer une perte de temps et d’énergie.

Cependant, outre le « spam », il y d’autres facteurs de perte de temps reliés aux  messages électroniques!   Nous constatons que l’utilisation des emails, dans plusieurs entreprises, peut devenir un problème en réduisant la productivité et en générant des conflits parmi des équipes de travail.

La messagerie électronique est-elle plus importante que la téléphonie?

Il n’est pas rare de recevoir un appel téléphonique et de s’entendre dire : « Est-ce que tu as reçu mon email? »   Vous regardez dans votre boîte à courriel et, effectivement, vous l’avez reçu.  Cependant, à cause de votre charge  de travail  et de tout ce qui en dépend, vous n’avez pas eu le temps d’en prendre connaissance.

Voici donc quelques conseils afin de bien utiliser cet outil de travail dans vos entreprises :

La quantité

Il est important d’utiliser votre messagerie avec modération.  Il est inutile et même néfaste d’adresser une multitude emails  à un destinataire dans une même journée.   Il serait parfois plus rapide et efficace d’utiliser une autre méthode de communication afin d’éviter une suite de questions et de réponses auxquelles vous devrez répondre.

La qualité

Le clavardage n’est pas de mise lorsqu’on compose un email pour l’entreprise.  Il est très difficile de lire un message lorsqu’il y a des erreurs de frappes, des fautes d’orthographes et des idées incomplètes.  Il est important d’émettre un message clair et  précis.

La longueur

Lorsque le destinataire reçoit un texte court et  concis et ayant une bonne présentation visuelle, il perçoit immédiatement le soin que vous apportez pour bien lui faire saisir votre message.   Par ailleurs, en quelques phrases précises, vous pouvez aussi le contacter par téléphone en lui demandant de faire un suivi.  Cela ne prendra que quelques minutes.

Le Contenu

Dans un même message, ne pas soumettre plus de deux idées différentes. Il est prouvé que dans un email la surcharge d’information devient néfaste à la bonne compréhension.  D’ailleurs, dans la majorité des cas, votre destinataire répondra probablement à une ou deux des idées énoncées et ne se rendra pas jusqu’au bout.

Le négatif

Ne jamais être négatif en rédigeant un email.  Ne profitez pas de ce moyen de communication pour annoncer une mauvaise nouvelle, un blâme, une réprimande ou une sanction… car les écrits restent.  Privilégiez plutôt la conversation traditionnelle et rédigez un compte-rendu par email s’il y a lieu.

La rapidité

Plusieurs personnes ne choisissent pas spontanément le message électronique pour s’exprimer. Soyez donc patient lorsque vous attendez une réponse de leur part et si c’est urgent, communiquez avec eux par téléphone.  À l’inverse, ne faites pas trop attendre vos expéditeurs.  Pour une communication efficace, il est primordial de connaître le degré d’importance de la communication courriel de votre destinataire.  N’hésitez pas et posez la question.

De nos jours, avec la multitude des moyens de communication existants, il est difficile de choisir celui qui convient le mieux et à quel moment l’utiliser?  Doit-on envoyer un email,  un message téléphonique, un message texte?  Lorsqu’une personne ne peut répondre au téléphone, il arrive fréquemment qu’elle reçoive un email l’avisant que l’expéditeur lui a laissé un message sur sa boîte vocale et qu’il pourra le « texter » lorsqu’il sera disponible!

Bien communiquer, c’est un Art!

Hugo Dubé, Président Servlinks Communication

La lutte contre le spam

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Introduction

Plusieurs personnes me posent la question, comment puis-je faire pour faire afin de lutter contre le spam?  Ou, comment puis-je recevoir moins de spams?

Premièrement, il est important de savoir qu’est-ce qu’un spam!!

Normalement, un spam ou pourriel, en français, est un message électronique non-sollicité.  En fait, c’est un message que vous recevez et qui a été envoyé par une personne ou une société sans avoir fait la demande et sans avoir aucun lien avec ceux-ci.

Le spam est une des causes les plus importantes de perte de temps et de contamination de virus et logiciels malveillants dans le monde.

Même si c’est pratiquement impossible d’éliminer totalement le spam,  il y a des choses que nous pouvons faire pour limiter ce fléau.

Prévention

Comme tout problème, la prévention reste la meilleure arme pour se protéger.   Premièrement, il est important de limiter la divulgation de votre adresse courriel sur Internet.  Ne jamais mentionner sur un forum, blog, réseaux sociaux, votre adresse de messagerie car certains robots ont la capacité d’analyser le contenu web et faire le tri des adresses recueillis. Si vous êtes obligé de mentionner votre courriel, prenez-vous une deuxième adresse email d’un service de messagerie gratuit.  Votre adresse principale restera propre.

Si vous avez un site Internet, ne jamais mettre dans la section « nous joindre » votre adresse de messagerie en texte.  Utilisez un formulaire où les gens peuvent inscrire leurs demandes.  Il est important que votre formulaire possède un élément de sécurité de type « Captchat » http://fr.wikipedia.org/wiki/CAPTCHA afin d’empêcher les robots d’abuser de votre site Internet.

De plus, il est important que votre ordinateur soit protégé contre les virus et les logiciels malveillants afin qu’aucune application problématique n’utilise votre messagerie pour faire des envois de messages non-sollicités, prendre votre liste de contacts ou pire encore, causer des problèmes plus importants.  Plusieurs logiciels sont disponibles sur le marché comme par exemple la suite de sécurité Nod32 http://fr.wikipedia.org/wiki/NOD32

Si vous recevez un spam

Il est important de savoir qu’aucune banque ou organisation sérieuse vont vous envoyer un message important par email afin de faire une intervention particulière.  Dans le doute, valider la demande par téléphone.

Il est important aussi de ne pas répondre à un courriel que vous considérez comme un SPAM.  De plus, même si le message en question possède une option pour se désinscrire à une liste de distribution, ne jamais le faire sauf si vous êtes certains du message et de l’organisation car votre intervention confirmera au spammeur que votre adresse est valide.

Solution antispam

Il existe plusieurs solutions antispam.  Avoir un logiciel antispam sur votre ordinateur n’est pas la solution idéale car souvent, le pourriel est déjà rendu sur votre ordinateur et le mal est peut-être déjà fait lorsque l’application le découvre.

La meilleure solution est d’avoir une solution avancée chez votre fournisseur de messagerie.  Votre fournisseur peut avoir une solution de base avec votre service.  Il est aussi possible de prendre un service supplémentaire payant afin d’avoir une solution plus efficace.  Certains fournisseurs se spécialisent uniquement dans les solutions antispam.

Si vous hébergez vous-même vos emails (Microsoft Exchange) dans votre entreprise, il est préférable de prendre une solution avancée antispam externe afin que votre bande passante soit destinée uniquement à des messages propres.  Selon plusieurs sources de statistiques, 95% des messages reçus par les serveurs de messagerie sont des spams.

Conclusion

Il existe une multitude d’autres solutions mais souvent, c’est la responsabilité des fournisseurs de solution d’hébergement de site Internet et de service de messagerie.

On constate aussi d’autres formes de spam que l’on peut apercevoir sur les forums, blogs, réseaux sociaux et autres sites Internet interactifs.

Le spam fait perdre beaucoup d’argent aux entreprises reliés aux problèmes qu’il peut causer aux systèmes informatiques mais aussi au niveau de la perte de temps des employés.

L’équipe de Servlinks Communication et ses solutions peuvent vous aidez!

Dans un autre ordre d’idée, il faut dire qu’il n’y a pas seulement le spam qui cause la perte de temps chez les employés des entreprises dans le dossier des emails.  Un autre article sera rédigé à ce sujet plus tard.

Hugo Dubé, président

Servlinks Communication

www.servlinks.com

Hébergement web

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Qu’est-ce que l’hébergement web?  C’est un emplacement dans lequel nous pouvons mettre notre site Internet afin qu’il soit disponible partout sur le web.

Normalement, le site en question est déposé sur un serveur qui est disponible sur Internet 24h sur 24h.

Il existe plusieurs fournisseurs de services et les solutions sont variables selon le budget et surtout, selon les besoins.

Premièrement, il est très important de connaître ses besoins.

Utilisation

Qu’elle est l’utilisation que l’internaute fera avec votre site Internet?

  • Informationnel?
  • Transactionnel?
  • Divertissement?
  • Interaction?
  • Autres…

Si vous désirez vendre en ligne vos produits et services, votre site Internet ne sera pas utilisé de la même façon qu’un site traditionnel dans lequel nous pouvons prendre de l’information sur une entreprise.

Espace disque

Selon l’utilisation et surtout la quantité d’informations (Textes, photos et vidéos), le service d’hébergement comporte normalement un quota d’espace disque.  Il est important de savoir la taille de votre site Internet et dans le cas où vous l’ignorez, vous pouvez contacter votre webmaster qui a réalisé votre site Internet.

Adresse de messagerie

Vous devez connaître le nombre d’adresses dont vous avez besoin afin que tous vos utilisateurs possèdent leur email sur leur poste de travail.  Il est important de s’informer sur la sécurité et les fonctionnalités avancées de votre fournisseur afin d’être protégé contre les spams, virus et logiciels malveillants.

Panneau administration

Il est important que votre fournisseur offre un service d’hébergement de site Internet avec un panneau d’administration qui vous permet de faire vos modifications sur votre solution vous-même.  Exemple : création de compte de messagerie, compte ftp, changement de mot de passe et autres… Plusieurs produits sont disponibles comme Plesk ou Cpanel.

Trafic

Afin d’avoir le contrôle sur l’utilisation de leur client, plusieurs fournisseurs ont un quota de trafic sur leur solution.

Le trafic est toute l’utilisation entrant et sortant de votre compte d’hébergement qui est cumulée mensuellement.  À chaque fois qu’un internaute visite votre site Internet, cela fait du trafic sur votre site et augmente celui-ci.

Selon votre utilisation, il est possible d’avoir des frais supplémentaires autre que ceux qui sont mentionnés dans votre forfait.  Plusieurs fournisseurs ont des forfaits de trafic illimités.

Programmation et fonctionnalité avancés

Il y a deux types de solution d’hébergement et il est important de bien connaître le langage dans lequel votre site Internet a été conçu.  Il existe des hébergements Internet de type Linux et Windows.  Le langage de programmation sur Linux est normalement le PHP et sur Windows est le ASP et ASP.NET.

De nos jours, la majorité des sites Internet sont conçus avec des éditeurs de site Internet de type CMS.  Plusieurs produits sont disponibles gratuitement comme WordPress et Joomla.  Ces applications sont normalement disponibles sur les plateformes Linux.  Il est important de valider avec votre fournisseur si son service est compatible avec le CMS que vous désirez utiliser.

Service

Il existe deux types de fournisseurs d’hébergement web.  Ceux avec du service humain et ceux qui sont uniquement sur Internet.  Plusieurs gros fournisseurs dans le monde offrant des solutions à prix modique ont un support à la clientèle uniquement sur Internet.  Lorsque vous avez un problème vous devez envoyer un email ou créer un ticket de support et attendre qu’une personne réponde.  Parfois même dans une langue que vous ne maitrisez pas. Plusieurs petits fournisseurs offrent un service téléphonique et un support clés en main mais normalement, les prix sont un peu plus élevés que le premier type.

Il est important de bien savoir ce que vous désirez avoir comme service.  Normalement la qualité du service se paie.

Conclusion

Plusieurs autres informations pourraient être mentionnées dans cet article.  Tout ceci vous donne une bonne base afin de bien choisir votre fournisseur.  Dans le doute, ne soyez pas gêné de poser des questions. Car même si le prix n’est pas très élevé pour ce type de service, prendre un fournisseur avec un mauvais service et qui a des pannes de service régulièrement peut vous faire perdre des visiteurs sur votre site Internet, perdre des emails et du fait même des ventes.

Hugo Dubé

Président, Servlinks Communication

hugo.dube@servlinks.com