Top 5 des meilleures astuces Outlook

Outlook est un de ces logiciels qui nous suit partout : sur notre ordinateur (au travail et à la maison), sur notre tablette, sur notre téléphone intelligent, etc. Nous l’utilisons principalement pour envoyer et recevoir des courriels, gérer nos contacts et gérer notre agenda.

Ironiquement, Outlook est un des logiciels les plus répandus, mais aussi un des logiciels les moins bien utilisés pour gérer notre temps. Et gérer notre temps va bien au-delà de simplement recevoir un rappel comme quoi nous avons un rendez-vous dans 15 minutes!

Utilisez la puissance d’Outlook

Outlook inclut toute une série de fonctionnalités permettant de gérer chacune de nos tâches et de faire le pont rapidement entre ces différents modules (par exemple, recevoir un courriel qui implique une action et le basculer dans les tâches pour maintenant gérer des dates d’échéances).

Ayant été formateur Outlook dans une ancienne vie, je vous propose mon top 5 des trucs et astuces dans Outlook qui me font le plus gagner de temps dans une journée!

Le top 5

  1. Il est possible de programmer des raccourcis de classement afin que chaque courriel puisse être rapidement déplacé vers le bon dossier de classement, sans devoir « glisser » le courriel vers le bon répertoire dans le panneau de gauche.

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  1. Il est très avantageux de configurer une vue générale qui nous permet de voir rapidement notre calendrier en mode « jour par jour », ainsi que les tâches reliées à chaque journée, en mode « planification ». Il est également intéressant de configurer un panneau hebdomadaire, à droite de notre écran, pour avoir une vue rapide sur toutes les tâches de la semaine, en mode « exécution ».

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  1. Il est très avantageux de connaître la fonction qui permet de « transformer » un courriel en tâche, afin de mieux planifier notre liste de choses à faire et de faire du ménage dans la boîte de réception. En effet, un courriel transformé en tâche n’apparaîtra plus dans notre boîte de réception.

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  1. Une des astuces les plus intéressantes d’Outlook est la possibilité d’utiliser un système centralisé de gestion des signatures de nos courriels. Vous obtenez ainsi des signatures personnalisées et professionnelles qui seront présentes dans tous les courriels envoyés, y compris ceux qui sont envoyés de vos appareils mobiles. Nous offrons une telle solution et nous vous invitons à communiquer avec nous pour plus d’informations!

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  1. L’astuce pour bien gérer les dates d’échéances de nos tâches dans Outlook est de ne pas utiliser le champ « Date d’échéance » suggéré par Microsoft, mais d’inscrire la date d’échéance dans l’objet de la tâche, tel que visible dans l’exemple ci-dessous. En inscrivant la date de début, la date d’échéance va automatiquement se synchroniser avec la date de début. L’avantage de cette astuce? Outlook va vous avertir que vous êtes en train de prendre du retard, en fonction de la date de début fixée, au lieu de vous avertir une fois la date d’échéance dépassée.

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En résumé

Il est évident que Outlook peut être d’une grande aide pour mieux gérer son temps. Il suffit de configurer le logiciel à son goût et d’utiliser les fonctions qui font vraiment une différence dans la gestion de notre temps. Et le module « Tâches » est LA fonction par excellence pour mieux gérer son temps et qu’on sous-estime tous. Personnellement, j’ai une meilleure tranquillité d’esprit (ayant moins l’impression d’oublier des dossiers) et je gagne environ 3-4 heures par semaine juste à laisser Outlook faire le travail à ma place!

 

Pierre-Luc Beaulieu
Directeur de comptes

Des nouveautés à prévoir dans vos recherches Google

L’entreprise ayant la plus grande influence sur le web en ce moment reste Google (Alphabet). Toujours en mouvement et en recherche constante d’innovation et de simplification des actions sur le web, Google effectue plusieurs mises à jour de ses manières de faire. Ces changements ont un impact direct sur les internautes et les entreprises qui doivent rester à l’affût et demeurer à l’avant-garde pour continuer à assurer leur visibilité sur le web.

Nous avons répertorié 2 changements qui auront un impact majeur sur les PME.

Changement de l’affichage des résultats de recherche

Google tente depuis plusieurs années déjà de rendre les recherches plus faciles et d’augmenter l’exactitude des résultats afin de donner aux internautes la meilleure réponse à leur questionnement. Nous n’avons simplement qu’à nous rappeler l’arrivée de la carte de données, carte qui se retrouve à droite des résultats de recherche. Cette carte s’est positionnée rapidement comme un incontournable et est devenue un élément essentiel pour la visibilité des entreprises.

Voilà que Google revient à la charge avec une nouvelle mouture de l’affichage des résultats de recherche. Ainsi, dans les prochains mois, les résultats de recherche seront affichés sous la forme d’un journal. À la manière de Facebook, les résultats seront présentés un à la suite de l’autre afin que l’internaute puisse défiler dans les résultats. Donc, il s’agit de la fin prochaine des pages de résultats.

Quel sera l’impact de cette mise à jour sur les internautes et les entreprises ?

La notion de positionnement dans les moteurs de recherche sera à revoir. Finie la pensée en page, bienvenue à la pensée en contenu. Pour attirer les internautes vers sa page, il sera important de bien maîtriser les notions de contenu et de métadonnées. Il sera important de développer une stratégie de placement et de diffusion qui saura répondre aux attentes des internautes.

Comme cette solution sera déployée à petits pas, il sera important de rester à l’affût des changements prochains.

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Nouveau format de publicité vidéo chez YouTube

Dans une optique d’augmentation de la visibilité des PME, mais en gardant en tête le temps de concentration maximum des internautes, Google vient de mettre en place un nouveau format de publicité vidéo pour sa plateforme YouTube.

Une vidéo de 6 secondes (Bumper Ads) qui permet une visibilité et donne assez de temps pour faire un punch comique pour susciter l’intérêt de l’internaute. Ce nouveau format de publicité est maintenant disponible au Québec. Il s’agit d’un format encore sous-utilisé, mais qui permet un très fort taux de conversion à un faible coût de diffusion.

La mise en place d’une stratégie web est essentielle afin de bien utiliser ce format. Nous vous invitons donc à nous contacter pour profiter d’une analyse de votre présence web et pour discuter des différentes possibilités qui s’offrent à vous.

Jean-François Goulet
Stratège web et réseaux sociaux
www.servlinks.com

Informatique IDC fête ses 30 ans à votre service

Le 20 avril dernier, Informatique IDC fêtait son 30e anniversaire. Pour l’occasion, nous avons réuni près d’une centaine de clients, amis, famille, employés, collaborateurs et anciens employés lors d’une soirée remémorant 30 années d’histoire et d’innovation.

Informatique IDC fut fondée par Jean-Luc Tremblay en 1987. Les lettres IDC signifient : Implantation, Développement et Conseil.

Des débuts prometteurs pour Informatique IDC

À l’origine, l’entreprise vendait des ordinateurs PC 386 équipés d’un écran monochrome vert, pourvus d’un système d’exploitation Microsoft DOS et accompagnés d’une imprimante matricielle. Le tout pour une modique somme de plus de 3000$! La situation a beaucoup évolué avec les années, quand on pense qu’en 2017, un ordinateur portable de qualité est disponible pour environ 600$.

Au début des années 2000, avec le programme gouvernemental « Branchez les familles », Informatique IDC a connecté plus de 3000 résidences à Internet. On parle ici d’une connexion Internet par modem 56k, laquelle émettait une tonalité particulière. Vous en souvenez-vous?

Comme vous pouvez le constater, le domaine des technologies de l’information a subi des changements continuels au cours des 30 dernières années. Informatique IDC a su s’adapter en ajoutant régulièrement de nouvelles solutions à son portfolio, afin d’offrir une qualité de service à la clientèle toujours grandissante et de demeurer une référence dans le domaine de l’informatique.

Au fil des années, l’entreprise a déménagé plusieurs fois ses locaux, pour finalement se fixer au 426-A 4e avenue, La Pocatière.

Un nouvel acquéreur, mais toujours le même service

L’année 2013 marque l’acquisition d’Informatique IDC par Hugo Dubé de Servlinks Communication.

En 2015, avec une demande croissante dans le secteur de Montmagny, l’entreprise ouvre un bureau qui est toujours situé au 6, rue St-Jean-Baptiste, bureau de la MRC.

Aujourd’hui, Informatique IDC et Servlinks Communication réunissent plus de 30 employés expérimentés répartis dans différents points de service situés de Montmagny jusqu’à Rimouski.

Au fil de ses 30 années d’histoire, Informatique IDC a développé une solide expertise dans son domaine. Voici les différentes solutions où nous excellons :

  • Informatique résidentielle et commerciale (vente et service),
  • Programmation applicative,
  • Conception de site web et communication marketing,
  • Hébergement de site web et Cloud Computing (infonuagique).

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes à votre service depuis 30 ans!

Hugo Dubé
Président, Informatique IDC
info@informatiqueidc.com