Le problème des emails

Dans notre précédent blog, nous avons abordé comme sujet le  « spam » dans les entreprises: problèmes d’intégrité, de parc informatique, de  virus et autres logiciels « malveillants »… venant créer une perte de temps et d’énergie.

Cependant, outre le « spam », il y d’autres facteurs de perte de temps reliés aux  messages électroniques!   Nous constatons que l’utilisation des emails, dans plusieurs entreprises, peut devenir un problème en réduisant la productivité et en générant des conflits parmi des équipes de travail.

La messagerie électronique est-elle plus importante que la téléphonie?

Il n’est pas rare de recevoir un appel téléphonique et de s’entendre dire : « Est-ce que tu as reçu mon email? »   Vous regardez dans votre boîte à courriel et, effectivement, vous l’avez reçu.  Cependant, à cause de votre charge  de travail  et de tout ce qui en dépend, vous n’avez pas eu le temps d’en prendre connaissance.

Voici donc quelques conseils afin de bien utiliser cet outil de travail dans vos entreprises :

La quantité

Il est important d’utiliser votre messagerie avec modération.  Il est inutile et même néfaste d’adresser une multitude emails  à un destinataire dans une même journée.   Il serait parfois plus rapide et efficace d’utiliser une autre méthode de communication afin d’éviter une suite de questions et de réponses auxquelles vous devrez répondre.

La qualité

Le clavardage n’est pas de mise lorsqu’on compose un email pour l’entreprise.  Il est très difficile de lire un message lorsqu’il y a des erreurs de frappes, des fautes d’orthographes et des idées incomplètes.  Il est important d’émettre un message clair et  précis.

La longueur

Lorsque le destinataire reçoit un texte court et  concis et ayant une bonne présentation visuelle, il perçoit immédiatement le soin que vous apportez pour bien lui faire saisir votre message.   Par ailleurs, en quelques phrases précises, vous pouvez aussi le contacter par téléphone en lui demandant de faire un suivi.  Cela ne prendra que quelques minutes.

Le Contenu

Dans un même message, ne pas soumettre plus de deux idées différentes. Il est prouvé que dans un email la surcharge d’information devient néfaste à la bonne compréhension.  D’ailleurs, dans la majorité des cas, votre destinataire répondra probablement à une ou deux des idées énoncées et ne se rendra pas jusqu’au bout.

Le négatif

Ne jamais être négatif en rédigeant un email.  Ne profitez pas de ce moyen de communication pour annoncer une mauvaise nouvelle, un blâme, une réprimande ou une sanction… car les écrits restent.  Privilégiez plutôt la conversation traditionnelle et rédigez un compte-rendu par email s’il y a lieu.

La rapidité

Plusieurs personnes ne choisissent pas spontanément le message électronique pour s’exprimer. Soyez donc patient lorsque vous attendez une réponse de leur part et si c’est urgent, communiquez avec eux par téléphone.  À l’inverse, ne faites pas trop attendre vos expéditeurs.  Pour une communication efficace, il est primordial de connaître le degré d’importance de la communication courriel de votre destinataire.  N’hésitez pas et posez la question.

De nos jours, avec la multitude des moyens de communication existants, il est difficile de choisir celui qui convient le mieux et à quel moment l’utiliser?  Doit-on envoyer un email,  un message téléphonique, un message texte?  Lorsqu’une personne ne peut répondre au téléphone, il arrive fréquemment qu’elle reçoive un email l’avisant que l’expéditeur lui a laissé un message sur sa boîte vocale et qu’il pourra le « texter » lorsqu’il sera disponible!

Bien communiquer, c’est un Art!

Hugo Dubé, Président Servlinks Communication

Réseau sans fil sécuritaire?

Est-ce que le réseau sans fil de votre entreprise est sécuritaire?

La majorité des entreprises répondent à l’affirmative et explique qu’elles ont   :

–          De l’encryption

–          Une clé de sécurité

–          Un SSID invisible

–          De la gestion par MAC adresse

–          Autres…

En effet, cela semble très bien et ce sont des éléments d’une bonne pratique de sécurité.

Par contre, ils ajoutent ou donne les configurations du réseau à leurs invités sans hésitation.

Que ce soit :

–          Client

–          Fournisseur

–          Consultant

–          Formateur

Vous savez que pour la plupart des solutions sans fil, surtout les solutions de base, lorsqu’il y a une première connexion, il est possible de se reconnecter sans trop de difficulté? Si votre solution ne possède pas de réseau isolé, destiné aux invités ou s’il n’y a pas de système qui sépare votre réseau administratif de votre réseau invité, vous pouvez avoir des problèmes de sécurité.

Imaginez qu’un ancien fournisseur, qui a déjà eu une connexion avec votre solution sans fil dans le cadre de son travail, pourrait éventuellement se connecter chez vous, dans le stationnement, le corridor, la cage d’escalier ou ailleurs.

La solution?  Changez vos informations régulièrement ou avoir une solution sans fil adéquate qui permet d’avoir des réseaux isolés (VLAN).  Un réseau administratif et un réseau invité qui possède uniquement certains droits exemple : aller sur Internet.

Ces solutions sont parfois plus couteuses mais vous permettent d’être en sécurité dans votre propre entreprise.

Selon une statistique, la majorité des intrusions informatiques sont faites à l’intérieur du réseau et non pas comme plusieurs le pensent, de l’extérieur par Internet.

Hugo Dubé, Président de Servlinks Communication

Solutions Internet : Pourquoi Servlinks Communication

La première question que les clients posent est pourquoi aller vers vos solutions au lieu de celles d’un grand fournisseur International qui normalement, possède une offre commerciale moins onéreuse.

La réponse est simple! Chez Servlinks Communication, nous misons sur la qualité plutôt que sur la quantité!

Notre tarification est normalement plus élevée que les grosses entreprises car dans nos infrastructures, nos équipements sont de qualités, de marques connues, rapides et évolutifs. Nos solutions sont infogérés, monitorés, personnalisés et notre support informatique est humain.

Nos clients l’exigent et c’est la clé de notre succès.  Exemple : Si vous avez une machine virtuelle à peu de frais et qu’elle tombe en panne, est-ce que vous désirez laisser un message à un répondeur?

Hugo Dubé, Président de Servlinks Communication